SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

Es un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos que escogen, almacenan, procesan y recuperan datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de información a los niveles gerenciales para que sea utilizada eficientemente.

CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES (SDD)

Los SSD son sistemas interactivos basados en la computadora, que integran sistemas de información geográfica (SIG) con modelos que describen y predicen procesos productivos (Viglizzo, 1999), diseñados para ayudar a los decisores a utilizar datos y modelos para identificar y resolver problemas y tomar decisiones (Ascough, 1997). Los SSD tienen cuatro características principales: incorporan datos y modelos, son diseñados para asistir a los gerentes en los procesos de decisión, no reemplazan, sino que apoyan a la toma de decisiones y su objetivo es mejorar la efectividad de las decisiones y no la eficiencia con la que esas decisiones son tomadas ( Ferreira, 1995; Shaffer, 1998; Milne, 1998).

Se trata de sistemas que permiten contestar preguntas específicas basados en la combinación de dos elementos:

1. Una base de datos que recopila distintas capas de información geo-referenciada (SIG). Para manejar estas bases de datos se utilizan programas específicos de computación que trabajan con capas superpuestas de imágenes satelitales, cartografía de recursos naturales, catastro, resultados de investigaciones, información proveniente de encuestas e informantes calificados, etc.
2. Uno o más modelos de simulación que integran distintas capas de información, realizan cálculos y brindan resultados de acuerdo a las necesidades de los usuarios. Estos modelos pueden variar en su complejidad, pero son los que permiten aprovechar la base de datos y relacionar la información existente.

ESTRUCTURA DE UN DSS:

Software de consulta: Tiene capacidad para generar información que va a ser útil para detectar tendencias, para realizar resúmenes de gran cantidad de datos

Software de generación de modelos: Realiza una abstracción de la realidad. Esta generación de modelos es matemática y permite proyectar al futuro las consecuencias de las decisiones.

Características:

·         Resolución de problemas concretos de carácter no repetitivo o singular.

·         Apoyan la toma de decisiones y no la sustitución del decidor.

·         Capacidad de crecer y evolucionar conforme el usuario aprende y se adapta.

EL SIG Y LA RESOLUCION DE PROBLEMAS

El MIS o SIG y sus subsistemas organizacionales contribuyen a la resolución de problemas de dos formas básicas.

Recursos de información que abarcan toda la organización. El MIS es un esfuerzo que abarca toda la organización y busca proporcionar información para resolver problemas.

Identificación y comprensión de los problemas. La idea principal en que se basa el MIS es mantener un flujo continuo de información hacia el gerente. Éste usa el MIS primordialmente para detectar problemas actuales o inminentes, y luego para entenderlos determinando sus causas y ubicación.

                                                                      

PASOS PARA EL DESARROLLO DE UN (SIG)

IDENTIFICACION DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS

Problemas: Dónde hay retrasos, errores, inconsistencias. Ubicar el problema dentro de un marco conceptual. Analizar el problema desglosando en sus unidades más simples.

Oportunidades: Situaciones que el analista cree que pueda ser mejores. Permite que el negocio gane un avance competitivo.

Objetivo: El analista debe descubrir lo que está tratando de hacer la empresa. El analista identificará si una aplicación de sistema de información pude ayudar a la empresa, a que alcance sus objetivos.

DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION

Determinar la información requerida por el usuario para sus tareas, comprende que información necesitan los usuarios para trabajar.

Mediante herramientas para la recolección de datos, tales como: Muestreo. Estudio de datos y formas usadas por la organización. Entrevista. Cuestionarios. Observación de conductas y ambientes. Otras.

ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA

Identificar los distintos procesos y actividades que se llevan a cabo en la empresa, en este paso se determina la información que será requerida por cada uno de los procesos que tendrá el nuevo sistema, posteriormente se realiza una propuesta del sistema en base a lo encontrado. Finalmente se realiza un análisis costo beneficio de la alternativa planteada.

DISEÑO DEL SISTEMA (RECOMENDADO)

Diseño de acceso al SIG (formas y pantallas). Diseño interfaz del usuario (teclado, uso de ratón, lector de código de barras) , Diseño de la Base de Datos. Diseño de las salidas (Reportes)

DOCUMENTACION DEL SISTEMA

Las representaciones de cada uno de los procesos del sistema deben ser traducidas a un lenguaje de fácil entendimiento. Tipo de documentación a diseñar es la siguiente: Manual del usuario. Manual de programación. Manual del sistema

"Ejemplos de Sistemas de soporte a la decisión"

Existen varios software de sistemas de soporte a la toma de decisión de acuerdo a las necesidades de la organización en cuanto a volumen de información, capacidad, etc., es así que podemos encontrar DSS para empresas grandes, medianas, pequeñas y micros.

Ejemplos de DSS.

·         Microstrategy, http://www.microstrategy.com/

·         Cognos, http://www.cognos.com/

·         SSD-AAPP http://www.csi.map.es/csi/ssd.htm

   

PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP)

Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el ámbito empresarial actualmente, requiere de promover los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más fuertes competidores.

Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise ResourcePlanning), con el cual los directivos de las compañías esperan tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la generación de sus productos y servicios.

CARACTERISTICAS

CompetitividadLas empresas requieren continuas optimizaciones de sus costos, ya sea de producción, comercialización o administración; por otro lado, deben incrementar constantemente su productividad.

Control

Varias empresas tienen un manejo aislado de la información generada en los distintos departamentos y requieren de una solución global que integre y organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones.

Integración

Es importante integrar la información en las áreas vitales de la empresa como finanzas, distribución y manufactura. En este sentido una de las principales integraciones son entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar y distribuir productos.

ALGUNOS CASOS DE EMPRESAS Y ERP

GRUPO GLORIA

BENEFICIOS

Según Francis Pilkington, hubo factores clave que determinaron la decisión por la solución de SAP: "Vimos que SAP ofrecía un producto más maduro, completo e integrado entre todas sus áreas funcionales, lo que era muy importante para un grupo tan grande y diversificado como Gloria. Influyó también el hecho de que SAP se está consolidando en el mercado nacional, y que cuenta con recursos humanos locales y una subsidiaria en Perú". Adicionalmente, observamos algunos ejemplos de instalaciones que habían realizado y que se estaban desarrollando óptimamente, y percibimos que SAP sigue una franca carrera de crecimiento, de constante inversión en investigación y desarrollo de sus productos. Inversiones:

Por último, vimos como ventaja que el sistema de SAP es muy difundido y aceptado por las empresas de consultoría de negocios, como es el caso de BCTS, empresa que también seleccionamos porque cuenta con personal debidamente entrenado, capacitado y certificado por SAP, lo que nos dio mucha seguridad", agregó. Actualmente el sistema SAP cuenta con 600 usuarios, ubicados entre las diferentes sedes del consorcio: “La red llega a todas las empresas a través de líneas telefónicas dedicadas, y con Bolivia trabajamos vía Internet. Los usuarios que van a hacer uso del sistema SAP en cada empresa ya han sido identificados y entrenados, y actualmente ya están trabajando en los ambientes SAP en Piura, en Arequipa, e incluso en nuestros depósitos de Cuzco, y en Trujillo”, explica Pilkington.

 

“Definitivamente sí hay un retorno de inversión, y el mayor retorno se está dando con los procesos claves de la empresa los procesos de logística,compras, producción y mantenimiento totalmente engranados con las finanzas y la contabilidad”.

Cartavio para competir con cualquier azucarera del mundo en igualdad de condiciones viene capacitando a sus colaboradores, muestra de ello es el proyecto de integración y mejora continua realizado con la consultora London Consulting y la implantación del ERP SAP y MyAgri que permitirán a la empresa tomar decisiones y controles online.

ERP  BACKUS

Un estudio recientemente efectuado por una empresa Americana de nombre Meta Group reveló los costos totales de implementación, incluyendo hardware, software, servicios profesionales, capacitación y costos internos de staff. El valor de los costos totales incluyen instalación de software y los dos años siguientes a la implementación, que son cuando los costos reales de mantenimiento, upgrades, y optimización del sistemas son realmente sentidos. El estudio fue efectuado en 63 empresas, entre las cuales, pequeñas, medianas, y grandes en el ramo de la industria.

El coste medio fue determinado en Euros 15.000.000 (el valor más elevado fue de Euros 300.000.000 y el más bajo de Euros 400.000) dependiendo de la empresa y del ramo. Pero que no se espere que el dinero invertido en la implementación del ERP (ROI, que se hablará en detalle a continuación) sea reembolsado a corto plazo, el mismo estudio descubrió que en las 63 empresas investigadas, el reembolso fue de 8 meses después de la implementación total del sistema y 31 meses para conseguir ver algunos beneficios, pero la media anual de ahorro y control de costos causada por el ERP fue de Euros 1.600.000 .

Unos de los problemas son los costos escondidos del ERP. Aunque esto varíe de empresa en empresa, quien implementó sistemas ERP concuerda que ciertos costos son fácilmente olvidados o no estimados. Algunos de esos costes son:

1.     Capacitacion Capacitacion es el costo más elevado del ERP, pues los trabajadores tienen que aprender todo un nuevo conjunto de procesos, y no sólo una simple nueva interfaz de software.

2.     Integración y prueba Prueba a la conexión entre el ERP y otras aplicaciones de software empresarial, que tiene que ser aplicados caso a caso, y no todas las empresas proveedoras de software poseen aplicaciones add-on.

3.     Conversión de datos Migrar datos de registros de clientes y empresas cuesta dinero, considerando que muchos datos se muestran corruptos al efectuar su transferencia.ç

4.     Analisis de los datos Los datos del ERP, generalmente, tiene que ser cruzados con datos externos. Actualizar los datos en una gran empresa es muy difícil, es pues necesario efectuar un programa interno que haga la actualización diaria al fin del día.

5.     Consultoria Para evitar que la planificación falle, la solución es contratar una empresa de consultoria que lidere el staff en el proceso de implantacion del ERP.

6.     Sustitución Mantener el personal especializado en la empresa cuesta mucho dinero.

7.     Implementación continua de equipos Después de la implementación del ERP, no se puede simplemente enviar el staff a casa, ellos son demasiado valiosos, pues ellos trabajaron íntimamente con el ERP y saben más de ventas que el personal de las ventas y más de fabricación que el personal de fabricacion. Para mantener ese know how en la empresa basta ponerlos a escribir informes de como extraer informacion del ERP.

8.     Depresión post ERP Algunas empresas, por que no se consiguen habituar a las nuevas implementaciones del ERP, que no consiguen cambiar sus métodos caseros y tradicionales de trabajo, y que no tienen la noción de los logros provenientes del ERP aparecen mucho después de lo esperado, entran en pánico y abandonan el proyecto.

9.     Son estos algunos de los costos más elevados y también los más comunes provenientes de la implementación de un sistema de ERP, que las empresas que estén interesadas tienen que soportar. Pero la noción final de costos se va atenuando al largo de los tiempos de implementación, pues la reducción de los costos, por otro lado va, de a poco, desvaneciendo el pánico inicial del elevado presupuesto necesario por parte de las empresas.

BENEFICIOS

Mucho más productividad. SAP ONE se caracteriza por un ambiente de trabajo intuitivo y con múltiples herramientas de configuración lo que posibilita trabajar de forma rápida y eficiente; Existen además ganancias significativas en virtud de una curva de experiencia más corta, debido a que los usuarios no necesitan aprender a usar nuevas herramientas para trabajar con la solución;

Mejor y más rápido proceso de toma de decisiones Para tomar las mejores decisiones, los gerentes pueden obtener información estratégica más fácil y rápidamente. Información relativa a cada área de la empresa, sólo con un simple click y en tiempo real;

Escalabilidad robusta Una tecnología abierta y flexible, que posibilita el cambio y adaptación en función de la evolución de las necesidades de cada empresa. Una solución que crece con cada negocio!

Escala global Las transacciones comerciales pueden ser realizadas y registradas en múltiples unidades monetarias; Solución multi-lenguaje;

Control de costos Garantizado a través del aumento de la productividad de los empleados, de la mejoría en la comunicación con los proveedores y en el aumento de eficiencia en todas las operaciones;

Aumento de los pedidos El acceso rápido y fácil, y en tiempo real, a la información en cualquier área del sistema, contribuye a facilitar la identificación de nuevas oportunidades de negocio, para introducir nuevos productos en el mercado en un corto tiempo, y para proporcionar servicios de soporte y atención de alta calidad a los clientes;

Gestión de las oportunidades de negocio SAP ONE pone a disposición de las empresas las herramientas escenciales para gestionar las oportunidades de venta, incluyendo informes para mejorar las decisiones comerciales y el control de la fuerza de ventas.

Rápida Implementación Una solución fácil de implementar y de mantener.